Veel ondernemers gebruiken algemene voorwaarden (standaardregels), maar er kan niet altijd een rechtsgeldig beroep op worden gedaan. In geval van een geschil kan dit juridische gevolgen hebben. Een verwijzing op een factuur of op de website lijkt misschien voldoende, maar dat is het niet. De kernvraag is: maken uw algemene voorwaarden daadwerkelijk onderdeel uit van de overeenkomst? En op welke manier kunt u er wél rechtsgeldig een beroep op doen? U hebt de algemene voorwaarden immers niet voor niets. In dit artikel geef ik u tips over het gebruik van algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden gelden alleen als u ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing verklaart.

U kunt dit bijvoorbeeld opnemen in:

• een offerte;
• een opdrachtbevestiging;
• een online bestelproces.

In de praktijk wordt vaak op de factuur verwezen naar de algemene voorwaarden. In de meeste gevallen bent u dan te laat en zullen de algemene voorwaarden niet van toepassing zijn.

Naast het van toepassing verklaren, moet u de wederpartij ook de mogelijkheid geven om de algemene voorwaarden te lezen. Ook hiervoor geldt dat dit voor of bij het sluiten van de overeenkomst dient te gebeuren.

U dient de algemene voorwaarden ter hand te stellen door deze bijvoorbeeld feitelijk te overhandigen of op te nemen op de achterzijde van uw briefpapier.

Het is ook mogelijk om de algemene voorwaarden langs een elektronische weg ter beschikking te stellen op zodanige wijze dat deze voor de wederpartij kunnen worden opgeslagen en voor haar toegankelijk zijn ten behoeve van latere kennisnemen. Aan dit vereiste wordt voldaan als de algemene voorwaarden in een pdf-bestand als bijlage per e-mail aan de wederpartij worden toegezonden.

Een enkele verwijzing naar de algemene voorwaarden is in de meeste gevallen onvoldoende.

Als u niet aan deze verplichtingen voldoet, kan de wederpartij de algemene voorwaarden vernietigen. Concreet betekent dit dat u geen beroep meer kunt doen op de bepalingen uit uw algemene voorwaarden. Uw aansprakelijkheidsbeperking kan daardoor bijvoorbeeld vervallen met alle gevolgen van dien.

Wilt u zeker weten dat uw voorwaarden gelden? Let dan op het volgende:

• verklaar uw algemene voorwaarden altijd expliciet van toepassing (bij voorkeur in de offerte);
• stuur de algemene voorwaarden direct mee als pdf-bestand of voeg een duidelijke downloadlink toe;
• verwijs niet pas voor het eerst op de factuur naar uw algemene voorwaarden;
• actualiseer uw algemene voorwaarden regelmatig;
• leg belangrijke afspraken apart vast in de overeenkomst.

Het is van wezenlijk belang dat de algemene voorwaarden op de juiste manier van toepassing worden verklaard en ter hand worden gesteld, zodat u er een rechtsgeldig beroep op kunt doen. Hebt u vragen over uw algemene voorwaarden? Dan helpen wij u graag verder. Stel uw vraag aan Ilcia Combee. U bereikt Ilcia via telefoon (013 542 0400) of via e-mail: [email protected].